14 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Функция автофильтр в Microsoft Excel: особенности использования

Функция автофильтр в Microsoft Excel: особенности использования

Автофильтр в Microsoft Excel

Среди многообразных функций программы Microsoft Excel особенно следует выделить функцию автофильтр. Она помогает отсеять ненужные данные, и оставить только те, в которых на данный момент нуждается пользователь. Давайте разберемся в особенностях работы и настройки автофильтра в программе Microsoft Excel.

Расширенный фильтр

Пример создания расширенного фильтра - необходимо задать диапазон исходных данных, фильтров и диапазон, куда помещаются отфильтрованные данные

Пример создания расширенного фильтра — необходимо задать диапазон исходных данных, фильтров и диапазон, куда помещаются отфильтрованные данные

Второй вариант фильтрации предоставляет пользователю больше возможностей для отбора необходимых данных.Чтобы запустить расширенную опцию, необходимо создать копию заголовков таблицы (т.е. просто скопировать шапку). Это будет диапазон условий. Затем надо заполнить этот диапазон критериями отбора. Но тут важно придерживаться правил: если нужно, чтобы значения отбирались по двум параметрам (к примеру, фамилия студента и оценка), то условия записываются в одну строку; если же критерии будут отбираться в режиме «ИЛИ» (марка машины или объем двигателя), тогда они записываются в разные строки.

Допустим, есть таблица с 2 колонками — наименование товара и количество. Всего товаров 3 — бананы, апельсины, мандарины, а количество — 10, 20 и 15 штук соответственно. После того как будет скопирована шапка, можно создать условие, например, показать товары, количество которых меньше или равно 15. То есть под скопированной шапкой в колонке «Кол-во» надо написать <=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).

Таким образом, принцип работы фильтрации в Microsoft Excel должен быть понятен. Этим способом можно отбирать любые элементы из базы данных, насколько большой она бы ни была. Такая процедура поможет упростить работу пользователя с большими объемами данных.

Отличие между версиями Excel

Описанные выше методы сортировки используются в современных версиях редактора Эксель. То есть если у вас программа 2007, 2010, 2013 или 2016 года, то данная инструкция подходит.

Но если же у вас старый «Офис» 2003 года, то принцип работы будет немного отличаться. Например, меню фильтрации выглядит совсем просто.

Старый офис

Также есть небольшое различие в пункте «Условие». Данное окно выглядит следующим образом. Как видите, здесь можно сделать практически те же самые действия.

Читайте так же:
Выбираем оптимальную игровую видеокарту на любой кошелек

Условие

Кроме этого, данный инструмент находится в другом меню. Для того чтобы использовать фильтрацию в Excel 2003, необходимо следовать дальнейшим указаниям.

  1. Кликните на меню «Данные».
  2. Выберите раздел «Фильтр».
  3. Нажмите на пункт «Автофильтр».
  4. Благодаря этому вы сможете включить или выключить эту функцию.

Автофильтр

Excel Автофильтр

В Excel автофильтр играет важную роль для фильтрации конкретных данных. Базовый фильтр Excel также называется Excel AutoFilter, который позволяет нам просматривать и отображать только определенные строки в электронной таблице, скрывая другие строки. После применения автофильтра Excel к электронной таблице в каждой строке появляется раскрывающееся меню, в котором можно отфильтровать и просмотреть конкретные данные, для которых предусмотрены различные типы фильтров, такие как текстовый фильтр, фильтр по цвету. И фильтр чисел имеет различные опции фильтра, такие как равно, равно, больше, больше или равно . и т. Д.

В Excel мы можем найти опцию Автофильтр на вкладке данных в группе сортировки и фильтрации. Нажмите фильтр, как показано на скриншоте ниже:

Сочетание клавиш для применения фильтра — CTRL + SHIFT + L, где он применяет фильтр ко всей электронной таблице.

Как использовать автофильтр в Excel?

Автофильтр в Excel очень прост и удобен в использовании. Давайте разберемся в работе Excel AutoFilter на некотором примере.

Вы можете скачать этот шаблон AutoFilter Excel здесь — Шаблон AutoFilter Excel

Автофильтр в Excel — Пример № 1

Рассмотрим пример, приведенный ниже, где у нас есть данные о продажах BRAND, такие как местные, зональные и национальные данные.

Предположим, что нам нужно отфильтровать только продажи конкретного бренда, чтобы просмотреть данные о продажах. В этом сценарии можно использовать фильтры, и это будет очень полезно для отображения только определенных данных. Теперь давайте посмотрим, как применить автофильтр Excel, выполнив следующую процедуру.

  • Сначала выберите ячейку, чтобы применить фильтр. Перейти на вкладку данных. Выберите опцию Автофильтр.

  • Мы видим, что фильтр применен ко всем ячейкам.

  • Теперь нам нужно отфильтровать конкретную марку, чтобы проверить продажи.
  • Мы можем найти БРЕНД в столбце C, щелкнув раскрывающийся список, в котором отображаются все бренды, как показано на скриншоте ниже.

  • Снимите все флажки и выберите марку BRAUN из следующего списка.

  • После того, как мы выберем BRAUN из следующего списка, Excel отфильтрует только BRAUN, и он скроет все остальные строки и отобразит конкретную марку в качестве вывода следующим образом.
Читайте так же:
Выделяем текст без мыши на ноутбуке

  • На приведенном выше снимке экрана показано, что продажи бренда BRAUN возможны только на местном, региональном и национальном уровнях.

Очистить автофильтр в Excel

  • После того, как автофильтр Excel был применен, мы можем очистить фильтр, где в автофильтре есть опция очистки фильтра, которая показана на снимке экрана ниже.

  • На приведенном выше снимке экрана показана опция «Очистить фильтр от бренда», нажмите на нее. Так что фильтры будут удалены из всей таблицы.

Автофильтр в Excel — Пример № 2

В этом примере мы теперь собираемся проверить продажи по годам вместе с продажами по брендам и рассмотреть приведенный ниже пример.

На приведенном выше снимке экрана показаны данные о продажах за год по всем брендам. Давайте посмотрим, нужно ли нам проверять продажи за год, поэтому, используя опцию фильтра, мы можем выполнить эту задачу для ее отображения.

  • Выберите ячейки, чтобы применить фильтр.
  • Перейдите на вкладку данных и нажмите кнопку фильтра.

  • Теперь фильтр был применен следующим образом. Мы видим, что фильтр был применен ко всей ячейке.

  • Выберите столбец «Год» и щелкните раскрывающийся список с выходными данными следующим образом.

  • После того, как мы нажмем на выпадающий список, мы увидим, что название месяца, которое было проверено, теперь идет за конкретный месяц, который нам нужен для проверки данных о продажах. Предположим, что нам нужно проверить продажи в апреле месяце. поэтому снимите флажок «выбрать все» из списка, как показано ниже.

  • Теперь мы видим, что все флажки сняты, и теперь выбираем месяц « АПРЕЛЬ », чтобы он фильтровал только продажи за месяц « АПРЕЛЬ ».

  • Здесь были показаны продажи за апрель, а также продажи по регионам и по регионам. Следовательно, мы можем предоставить данные о продажах за месяц, применив опцию фильтра.

Автофильтр в Excel — Пример № 3

Здесь, в этом примере, мы увидим фильтр чисел, который имеет различные фильтры следующим образом.

Давайте рассмотрим те же данные о продажах, предполагая, что нам необходимо найти зону с наибольшим количеством продаж.

  • Выберите ячейку столбца F с именем Local.
  • Нажмите на выпадающий список, где мы получим различные числовые фильтры как равные, не равные, больше чем и т. Д.
Читайте так же:
Как войти в Windows 10 как Администратор

  • Внизу мы видим пользовательский фильтр, где мы можем применить фильтр по своему выбору.
  • Нажмите на пользовательский фильтр.

  • После выбора пользовательского фильтра, мы получим пользовательское диалоговое окно следующим образом.

  • Нажмите на выпадающий пользовательский автофильтр, и мы получим список следующим образом.

  • Выберите опцию «больше чем» и укажите соответствующие максимальные значения продаж для отображения.

  • На приведенном выше снимке экрана мы указали значение продаж «больше 2000», поэтому опция фильтра отображает данные о продажах, которые имеют наибольшее значение продаж более 2000, а выходные данные отображаются следующим образом.

Автофильтр в Excel — Пример № 4

В этом примере мы увидим, как получить топ-3 самых высоких продаж, которые были в этом году.

Принимая во внимание те же данные о продажах, мы можем получить 5 самых высоких показателей продаж, выбрав 10 лучших вариантов, указанных в числовом фильтре, как показано ниже:

  • Нажмите на 10 лучших вариантов, как показано выше, и мы получим диалоговое окно следующим образом.

  • Здесь мы можем увеличить или уменьшить число лучших опций согласно нашему выбору, в этом примере мы рассмотрим 3 самых высоких продаж и затем нажмите «ОК».

  • Приведенный ниже результат показывает, что топ-3 продаж произошли в этом году.

Автофильтр в Excel — Пример № 5

В этом примере мы увидим, как применить фильтр с использованием цвета. Обычно в поле FMCG низкие значения данных о продажах выделены красным цветом, а средние — желтым, а максимальные значения — зеленым. Давайте применим один и тот же цвет для значений и проверим тот же пример следующим образом.

На приведенном выше снимке экрана мы применили три разных цвета, где красный цвет обозначает самый низкий уровень, желтый цвет обозначает средний уровень, а зеленый обозначает самый высокий уровень продаж.

  • Выберите ячейку F столбца с именем Local.
  • Нажмите на выпадающий список и выберите «Фильтр по цвету».
  • Теперь он показывает пять различных цветовых вариантов для выбора.

  • Сначала мы выберем зеленый цвет, чтобы проверить наибольшую стоимость продаж.

  • Выход будет следующим.

Теперь приведенный выше результат показывает, что был применен фильтр по цвету, который показывает наибольшую продажную стоимость.

То, что нужно запомнить

  • Убедитесь, что ваши данные четкие и точные, чтобы мы могли легко отфильтровать данные.
  • Автофильтры Excel не будут работать, если заголовок пуст, поэтому перед применением автофильтра убедитесь, что все заголовки названы.
  • Автофильтры Excel не будут работать, если ячейки объединены, поэтому перед применением фильтра убедитесь, что все ячейки являются отдельными.
  • Не используйте пустые строки и столбцы при использовании автофильтра Excel.
Читайте так же:
Как перенести Excel в Word — 5 способов

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по автофильтрации в Excel. Здесь мы обсудим, как использовать автофильтр в Excel, а также с практическими примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи —

Правила совместной «работы» нескольких условий отбора

Расширенный фильтр в Excel позволяет выполнить отбор по различным весьма сложным сочетаниям условий фильтрации. Можно задать несколько разных условий для нескольких столбцов, можно задать несколько условий для одного столбца или задать параметры отбора формулой – вариантов очень много!

Но главных правил — всего два! Все остальные случаи — различные сочетания этих двух правил.

1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном или нескольких разных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать строки, для которых выполняются одновременно все без исключения эти условия. (Параметры отбора соединены логическими операторами «И».)

2. Условия отбора, размещенные на разных строках в одном или нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать все строки, для которых выполняется хотя бы одно из этих условий. (Параметры отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)

Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.

Так как последовательность действий пользователя при включении расширенного фильтра мы детально рассмотрели в предыдущем примере, то далее будут показаны только условия отбора и конечные результаты фильтрации.

Задача №6:

Отфильтровать информацию о пластинах массой менее 0,1 тонны по всей базе.

База данных-расширенный фильтр в Excel-03-13s

В результате работы расширенного фильтра показаны все пластины базы данных, имеющие массу менее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).

Задача №7:

Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинах, а так же о прочих любых изделиях массой более 1 тонны.

База данных-расширенный фильтр в Excel-04-13s

Задача решена – показаны записи обо всех пластинах базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).

Для отмены действия расширенного фильтра необходимо выполнить команду главного меню программы Excel «Данные» — «Фильтр» — «Отобразить все».

Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля корректности указания исходного диапазона базы данных и диапазона таблицы условий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!

Читайте так же:
Как полностью удалить историю на компьютере

В частности, в последнем примере необходимо указать: «Диапазон условий: $A$1:$F$3»!

Если в диапазоне условий или в вашей базе окажутся полностью пустые строки, то расширенный фильтр работать не будет!

Быстрый способ фильтрации предоставляет Расширенный фильтр. Заключается он в том, что вы создаете предварительную таблицу данных, которые нужно отобрать, а потом – основную. Поля шапки должны совпадать. Вот как это будет выглядеть, если нам нужно выбрать людей только из городов Агрыз и Азов:

расширенный фильтр

Теперь нужно сделать:

  1. Нажмите Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно
  2. В открывшемся окне выберите:
    • Исходный диапазон – таблица с данными
    • Диапазон условий – диапазон со значениями, которые нужно отфильтровать
    • Только уникальные записи – поставьте галку, если хотите, чтобы программа скрыла дубликаты
    • Обработка – выберите «скопировать результат в другое место», если хотите, чтобы отфильтрованные данные располагались в другом месте на том же листе
  3. Нажмите Ок

Смотрите на фото, получили список только для Агрыза и Азова:

вставка расширенного фильтра

Можно ввести дополнительное условие на содержание. Для этого справа в строке, по которой будет отбор, нужно записать формулу с условием.

Дополним рассмотренный пример. Теперь нужно выбрать те же города, но записи, в которых продажи свыше 500 тыс. Условия будут такими:

Снова применим расширенный фильтр, но в таблицу фильтров включим и новые колонки. Результат на картинке выше.

Пожалуй, это всё, о чём хотел рассказать сегодня. Мы рассмотрели, как настроить фильтр в Excel, чтобы получить желаемую выборку. Жду ваших вопросов в комментариях. До встречи!

Вам также могут быть интересны следующие статьи

Ренат, приветствую!
Вот мне прям именно это и нужно — фильтровать по списку слов, но вот только не в Экселе, а в LibreOffice.
Там вроде все менюшки по аналогии с Экселем, но вот именно «Расширенный фильтр» выглядит по-другому, и у меня не получается перенести Ваш алгоритм туда =(

А почему вы не стали использовать: Фильтр — Текстовые фильтры — Содержит — «фраза»?
Вроде бы очевидный способ найти в столбце упоминания фразы

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector