Создание писем в Outlook

В поле Кому указывается адрес получателя письма.

В поле Копия указываются дополнительные получатели, если необходимо.

В полях Кому и Копия можно указать сразу нескольких получателей. Для этого их адреса необходимо разделить точкой с запятой. Обратите внимание, что в этом случае все получатели будут видеть адреса друг друга.

Скрытая копия

Если вы хотите, чтобы при отправке писем нескольким адресатам получатели не видели адреса друг друга, воспользуйтесь скрытой копией. Для этого при создании письма кликните по одной из кнопок: Кому или Копия, для того, чтобы открыть адресную книгу.

В открывшемся окне помимо полей Кому и Копия вы увидите также поле СК (Скрытая копия).

Адреса, указанные в этом поле, не будут видны получателям писем.

Обратите внимание, что адреса, указанные в полях Кому и Копия, будут видны всем получателям письма.

В этом видео-уроке мы рассказали о том, чем отличаются поля Кому и Копия, а также как добавлять скрытую копию к письмам в Outlook:

и в Outlook для Mac:

Что такое «скрытая копия» или CCO электронного письма?

Эта функция известна как «Со скрытой копией» или же «Копия скрыта», используется в тех случаях, когда вам нужно отправить одно и то же письмо разным пользователям, и вы не хотите, чтобы один или несколько человек видели остального получателя. В основном используется для избегать раскрытия личности других пользователей и в то же время больше конфиденциальности при обмене информацией по электронной почте.

Вначале все это было создано, чтобы иметь возможность ограничить цепочки нежелательной почты , и это при отправке большой список адресов в сообщении эти получатели могут быть приняты человеком, посвященным отправлять спам-сообщения, что заставляет вас постоянно быть получение нежелательной информации в ваш почтовый ящик .

Поэтому лучшим решением для всего этого было включение Cco коробка, где пользователи могут запишите каждый адрес и предотвратить их распространение рядом с сообщением. Это также служит для отправить доброе утро сообщения или поздравления одновременный и это прибывает индивидуально каждому из получателей, что заставит их почувствовать себя более особенными, когда вы заметите, что там нет других адресов.

Что такое Cc и Bcc, и как их использовать при поддержке клиентов?

Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.

Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.

Типы получателей письма

To: (кому) — основной получатель письма.

Cc: (копия, carbon copy) — вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.

Bcc: (скрытая копия, blind carbon copy) — скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.

Примеры использования копий

а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.

б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.

в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).

Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание 🙂

г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.

Как мы реализовали поддержку копий?

Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.

Базовая функциональность

1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий — «Сс» и «Bcc».

2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».

3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».

4) Если нажать на ссылку «убрать», то поле пропадает, а ссылка «Сс»/«Всс» возвращается на своё место (справа от названия поля «Получатель»).

5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.

6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.

При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.

7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.

Полезные фишки

8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.

9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.

10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки, которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).

11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения», чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.

12) Во всех типах правил появились два новых действия — «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.

Вот такие полезные копии. Если вы раньше не использовали их, теперь обязательно начнёте 🙂

Когда использовать BCC вместо To или CC

Поле Кому предназначено для всех ваших основных получателей; это люди, для которых сообщение было изначально предназначено, и вы, вероятно, ожидаете ответа от этой группы.

EmailAnalytics визуализирует электронную почту вашей команды

• 35-50% продаж поступает первому откликнувшемуся продавцу.
• Выполнение в течение часа увеличивает ваши шансы на успех в 7 раз .
• Продавцы тратят на электронную почту в среднем 13 часов в неделю.

ПОКАЗАТЬ АНАЛИТИКУ МОЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Поле «Копия» предназначено для всех людей, которые должны видеть сообщение и чьи адреса электронной почты могут и должны быть видны группе; это также полезно, если вы хотите, чтобы эти люди в будущем получали ответы на все сообщения в этой цепочке писем.

Так почему бы вам использовать BCC вместо любого из этих полей?

Это может потребоваться в нескольких ситуациях:

• Массовая рассылка сообщений. Допустим, вы отправляете электронное письмо большой группе людей одновременно, например, приглашение на мероприятие. Эти люди могут знать или не знать друг друга, и вы, конечно, не хотите, чтобы эти получатели бездумно нажимали «Ответить всем» и отправляли уведомление десяткам людей в списке. Использование BCC не только защищает конфиденциальность ваших гостей, но и предотвращает любые неудачи, связанные с Reply All.
• Сохранение конфиденциальности. BCC также может быть полезен для копирования кого-либо, если вы хотите сохранить его конфиденциальность. Например, предположим, что вы работаете в сети и хотите, чтобы ваш босс увидел ваше первоначальное сообщение. Однако вы не хотите, чтобы у этого нового контакта была контактная информация вашего начальника. BCC, ваш босс будет держать их в курсе, не раскрывая случайно их информацию новому человеку.
• Избавляя кого-то от длинной нити. Поскольку BCC защищает человека от угрозы будущих сообщений «Ответить на все», это отличный способ сохранить кого-то скопированным, избавляя его от путаницы и раздражения при последующих ответах. Если вы вводите тему разговора и хотите, чтобы кто-то знал, что разговор начался, но вы не хотите, чтобы он был зациклен на цепочке, которая вот-вот последует, подумайте о том, чтобы скрыть их.

Скрыть получателя в сообщении в Outlook 2010

Если вы рассылаете информационный бюллетень или массовую рассылку по электронной почте нескольким своим клиентам, или пишете особо важное электронное письмо контакту, вы часто можете оказаться в ситуации, когда не хотите разглашать каждого человека, получающего копию сообщения.

Кроме того, вы можете не захотеть, чтобы у получателя был конкретный адрес из списка адресов, потому что он может использовать эту информацию таким образом, который может негативно повлиять на вас. Однако будьте уверены, что использование функции BCC в Outlook 2010 — совершенно обычная практика, и вы, вероятно, найдете свой собственный набор применений.

Шаг 1. Запустите Outlook 2010.

Шаг 2: Нажмите кнопку «Новое электронное письмо», чтобы открыть окно сообщения, хотя вы не будете отправлять это сообщение. Он просто содержит параметр, который необходимо настроить, чтобы иметь возможность добавлять адреса BCC.

Шаг 3. Щелкните вкладку «Параметры» в верхней части окна.

Шаг 4: Нажмите кнопку BCC в разделе «Показать поля» на ленте в верхней части окна.

После того, как вы нажали кнопку, вы можете закрыть открытое окно сообщения. Настройка будет сохраняться для всех будущих сообщений, пока вы не отключите опцию поля BCC. Вы заметите, что вы также можете отобразить поле «От», нажав кнопку рядом с кнопкой BCC. Вы можете прочитать эту статью, чтобы узнать, почему вам это может понадобиться.

Если вы не решаетесь или не желаете использовать поле BCC для обмена сообщениями с нераскрытыми получателями, вы всегда можете просто переслать копию отправленного сообщения на адрес электронной почты, который вы не хотели делиться с видимыми получателями оригинала.

Использование скрытой копии в Outlook

В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемого сообщения автоматически отправляется копия (копия) другим людям или спискам рассылки.

Одно из сценариев, в котором это правило полезно, — это когда все участники группы отвечают на входящие сообщения электронной почты, например в центр поддержки. Когда один участник группы отвечает на сообщение, остальные участники автоматически получают копию ответа, что позволяет им оставаться в курсе дел.

Сначала вам потребуется создать копию правило, чтобы автоматически отправлять копии всех отправляемого вами сообщений электронной почты.

Это правило называется клиентом. Клиентские правила работают только на том компьютере, на котором оно создано, и только Outlook запущено. Если вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет работать с этого компьютера, пока оно не будет создано на этом компьютере. Одно и то же правило необходимо создавать на каждом компьютере, на котором предполагается его использовать.

Создание правила

В почте на вкладке Главная в группе Переместить нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.

Откроется диалоговое окно Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.

В мастере правилв области Начать с пустого правилащелкните Применить правило к отправляемым письмам.

Нажмите кнопкуДалее, а затем еще раз нажмите кнопку Далее.

Появится подтверждение с уведомлением о том, что это правило будет применяться к каждому отправляемом сообщению. Нажмите Да.

В группе Шаг 1. Выберитедействия выберите , выберите поле Отправить сообщение людям или общедоступным группе.

В группе Шаг 2. Изменение описания правила (щелкните подчеркивается)щелкните люди или общедоступные группы.

В диалоговом окне Адрес правила выберите имя или группу, а затем нажмите кнопку В. Повторяйте это шаг, пока все имена или группы, которые вы хотите добавить, не будут включены в поле По.

Нажмите кнопку ОК.

В мастере правил нажмитекнопку Далее, а затем еще раз нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.

На шаге 2. Настройка параметров правилаустановите параметр Включить правило.

Нажмите кнопку Готово.

Вы увидите сообщение о том, что правило будет работать только при проверке электронной почты в Outlook. Нажмите кнопку ОК.

Теперь при каждой отправке нового сообщения, ответа или перенаправляемого сообщения люди или группы, указанные в правиле, будут автоматически добавляться в качестве получателей сообщения «Ск». Вы не увидите имена людей или групп в строке «Получатель» при его формировании, но эти имена будут видеть все получатели сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В почте на вкладке Главная нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения.

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе («Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений»).

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключить новое правило автоматической передачи данных в одном сообщении, не заходить в диалоговое окно Правила и оповещения, вы можете использовать функцию категории в Outlook вместе с правилом.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

В почте на вкладке Главная нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.

На вкладке Правила для электронной почты выберите правило, созданное ранее, и нажмите кнопку Изменить правило.

Нажмите кнопку Изменить правило Параметры.

В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.

На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.

В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Добавление новой категории в поле Имя введите Без автоматической копииции.

Вы также можете назначить сочетание клавиш для быстрого применения категории к сообщению. Для этого выберите нужное значение в списке Сочетание клавиш.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категорию и Цветовые категории.

Нажмите кнопку Готово.

Вы увидите сообщение о том, что правило действует только для клиента. Нажмите кнопку ОК.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

При этом на вкладке Параметры нажмите кнопку Дополнительные параметры.

В диалоговом окне Свойства щелкните Категориии выберите вариант Без автоматической сжатия.

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Сначала вам потребуется создать копию правило, чтобы автоматически отправлять копии всех отправляемого вами сообщений электронной почты.

Это правило называется клиентом. Клиентские правила работают только на том компьютере, на котором оно создано, и только Outlook запущено. Если вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет работать с этого компьютера, пока оно не будет создано на этом компьютере. Одно и то же правило необходимо создавать на каждом компьютере, на котором предполагается его использовать.

Создание правила

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.

В диалоговом окне Мастер правил в разделе Начать с пустого правила выберите пункт Проверять сообщения после отправки и нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопку Далее.

Появится подтверждение, уведомляющее о том, что это правило будет применяться к каждому отправляемому сообщению. Нажмите кнопку Да.

На странице Шаг 1. Выберите действия установите флажок Отправить копию [отправители или список рассылки].

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) выберите людей или список рассылки.

В диалоговом окне Адрес для правила щелкните имя или список рассылки и нажмите кнопку Кому. Повторяйте это действие до тех пор, пока все имена или списки рассылки, которые вы хотите добавить, не будут добавлены в поле Кому.

Нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Мастер правил нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.

Нажмите кнопку Готово.

Теперь при каждой отправке нового сообщения, ответа или сообщения, которое вы перешлете, люди или списки рассылки, указанные в правиле, будут автоматически добавляться в качестве получателей сообщения «Получатели». Имена пользователей или списков рассылки в строке «Копия» при создании сообщения отображаться не будут, но каждый получатель сообщения будет видеть эти имена.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения.

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе («Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений»).

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения, вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты щелкните правило, которое вы создали, нажмите кнопку Изменить и выберите пункт Изменить параметры правила.

В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.

На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.

В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Добавить категорию в поле Имя введите «Без автоматической копии».

Вы также можете назначить сочетание клавиш для быстрого применения категории к сообщению. Для этого выберите нужное значение в списке Сочетание клавиш.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категорию и Цветовые категории.

Нажмите кнопку Готово.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

При этом на вкладке Сообщение в группе Параметры нажмите кнопку .

В диалоговом окне Параметры сообщения щелкните Категории, а затем выберите значение «Без автоматической копии».

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Как создать скрытую копию электронного письма

Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия. Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия:

Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.

Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры, чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B.

К удивлению, многие люди, когда им требует отправить письмо сразу нескольким людям, просто перечисляют адреса в поле "Кому", это нормально, когда это письмо адресовано вашим коллегам или друзьям, но вот при рассылке писем группе клиентов, – вы таким образом показываете всем адреса и других получателей, фактически раскрывая свою адресную базу.

Любому из клиентов достаточно переслать это письмо вашему конкуренту и ваши контакты тут же утекут.

Странно, но многие далеко не глупые люди, с удивлением узнают, что если вам нужно отправить письмо множеству адресатов, чтобы они не знали друг о друге то для этого существует поле "Скрытая копия".

Например, для mail.ru это будет выглядеть так:

И так еще раз коротко: указали адреса в "кому" – всем видно кому вы отправили письма, указали в "скрытая копия" – каждый думает что письмо только ему.

И каждый получатель получит письмо где в поле "кому" будет только его адрес. Для других программ, если вы не можете найти где указать скрытую копию, то попросите кого-нибудь вам показать. Еще маленький момент, обязательно нужно указать один адрес в поле "кому", большинство программ или почтовых серверов вам не дадут отправить письмо без этого параметра.

И так, когда речь идет о рассылке предложения, новостей группе ваших клиентов – здесь практика использования скрытой копии однозначна, вы должны скрывать вашу адресную базу. Интересный момент с рассылкой письма вашим коллегам, здесь рекомендуют поступать по ситуации, например рассылка письма с просьбой прислать предложения (например по совершенствованию обслуживания клиентов) и если каждый коллега увидит, что такое же письмо получили и другие люди, то скорей всего отвечать не будет – понадеется на других, значит нужно использовать скрытую копию. Если же это поручение выполнить, то например указание в "кому" начальника вашего коллеги – просто сотворит чудеса, и ваше поручение будет выполнено.

Отдельный вопрос с поставщиками. С одной стороны указание всех получателей в копии, должно показать поставщику, что у вас есть выбор и он должен вам предложить хорошие цены. С другой стороны, менеджер получивший ваше письмо, видя что прислано не только ему, скорей всего отнесется к вашему запросу "прохладно". Лично по моему мнению, считаю что и в случае с поставщиками нужно использовать скрытую копию, хотя бы для защиты коммерческой тайны, но больше скорей для хороших отношений с менеджером поставщика.

Можете почитать недавний случай ошибки специалиста, когда все получатели увидели и других адресатов: Всем чмоки в этом чате, там правда народ солидный был – директора, но все же спама многие получили в ответ.