Практика | «Google Drive» – постройте офис в облаках

«Google Drive» – постройте офис в облаках

Google Drive представляет собой практически идеальное средство для организации взаимодействия удаленных сотрудников в рамках работы над вашим проектом.

Еще совсем недавно для обеспечения работы Интернет-проекта, общественной организации, благотворительного фонда, НКО или информационного ресурса было необходимо наличие офисного помещения, компьютерной техники, специального программного обеспечения и целого ряда других важных вещей. Сегодня, благодаря переходу большей части рабочих процессов в онлайн-среду, настали совершенно другие времена и многие даже довольно сложные и успешные проекты создаются с помощью удаленных сотрудников.

В этих условиях особенно важно правильно организовать работу вашего «виртуального офиса», наладить оперативное и удобное взаимодействие между сотрудниками, обмен информацией, распределение задач, отслеживание выполнения работ и так далее. В сети существует огромное количество коммерческих сервисов для решения перечисленных задач, но мы рекомендуем вам в первую очередь обратить внимание на бесплатный Google Drive.

Немного истории

Изначально на свет появились несколько отдельных сервисов компании Google, которые позволяли редактировать прямо в браузере текстовые документы и таблицы. Затем к ним были добавлены средства создания презентаций и работы с рисунками, после чего все сервисы были объединены в один онлайновый офисный пакет под названием Google Docs. В апреле этого года компания произвела глобальную модернизацию этого продукта, добавив к нему возможность облачного хранения и синхронизации своих данных между разными компьютерами. Новый сервис получил название Google Drive, под которым существует по настоящее время.

Создание и редактирование документов

Документы Google – это онлайновый офисный пакет, предназначенный для создания и редактирования текстов, таблиц, презентаций, схем, диаграмм, рисунков и работы над ними вместе с другими пользователями в режиме реального времени через Интернет. Таким образом, вы сможете получить доступ к своим документам и файлам с любого компьютера в любой точке мира, если он подключен к Интернету.

Давайте кратко перечислим основные функции текстового редактора, заявленные в сопроводительной документации:

• создание новых документов или загрузка уже существующих файлов во всех распространенных офисных форматах;
• оформление и форматирование документов с применением таких возможностей, как поля, стили, интервалы, шрифты и так далее;
• приглашение других пользователей для совместной работы над документом с предоставлением им прав на редактирование, добавление комментариев или просто просмотр;
• совместная онлайн-работа в реальном времени с возможностью общения с соавторами в чате;
• просмотр истории изменений документов и возврат к любой версии;
• перевод документов на другой язык;
• возможность распознавания текста из PDF и графических файлов;
• отправка документов другим пользователям по электронной почте в виде прикрепленных файлов.

С помощью табличного редактора Google можно создавать и редактировать таблицы, предоставлять к ним совместный доступ. Вот список некоторых возможностей этого сервиса:

• импорт и преобразование данных в форматах XLS, CSV, TXT и ODS;
• экспорт файлов в форматах XLS, CSV, TXT, ODS, PDF и HTML;
• форматирование и изменение формул для вычисления результатов и представления данных в нужном виде;
• совместная работа и общение в чате с другими пользователями, редактирующими таблицу;
• создание диаграмм и гаджетов;
• встраивание таблиц и отдельных листов в блог или на веб-сайт.

Работа любой организации или фонда немыслима без проведения различных докладов, лекций и презентаций. Для их подготовки существует специальный продукт Google. Ниже перечислены некоторые из его возможностей:

• общий доступ к презентациям и их редактирование совместно с друзьями и коллегами;
• импорт и преобразование презентаций в форматах PPT и PPS;
• загрузка презентаций в виде файлов в форматах PDF, PPT и TXT;
• вставка изображений и видео, форматирование слайдов;
• публикация и встраивание презентаций в веб-сайты для предоставления доступа к ним большому количеству пользователей.

Хранение данных в Google Drive

Для хранения всех ваших созданных или загруженных данных компания Google совершенно бесплатно выделяет целых 5 Гб. Учитывая то, что офисные файлы имеют, как правило, небольшие размеры и то, что при этом файлы в форматах Документов Google вообще не учитываются при подсчете, получается вполне достаточное дисковое пространство даже для большого проекта.

Фрагмент интерфейса сервиса Google Drive

Таким образом, вы получаете удобное файловое хранилище, все данные в котором могут быть вам доступны с любого устройства, имеющего выход в Интернет. Вы можете делиться своими файлами со своими коллегами и друзьями, предоставляя им различные уровни доступа — от только просмотра до полноценного редактирования. Для удобной организации файлов в своем хранилище существует возможность создания папок. Фильтры и мощная система поиска (это же Google!), пригодятся всем пользователям, обладающем большой коллекцией файлов.

Установив на свой компьютер специальную программу-клиент, вы получите возможность сохранения всех своих облачных данных на жесткий диск, а также мгновенную синхронизацию между онлайн и локальным хранилищем. Изменения, внесенные при редактировании файла в Интернете, на компьютере или мобильном телефоне, синхронно отражаются на всех устройствах, на которых установлен Google Drive.

Совместная работа и публикация

Если вы работаете над документом совместно с коллегой, то ранее вам приходилось отправлять его по электронной почте, а затем ждать ответного письма с внесенными в документ коррективами. И так по кругу. Теперь вы можете забыть об этом навсегда.

Благодаря функции совместного доступа вы можете работать с коллегами одновременно, причем сделанные изменения будут мгновенно отображаться на мониторе другого участника. Очень важно, что вы полностью контролируете, кто и как может использовать ваши файлы, папки и документы. Для соавторов существует три уровня доступа: читатель (только просмотр), комментатор (можно читать и оставлять комментарии) и редактор (все возможности, кроме удаления файла).

Фрагмент интерфейса сервиса Google Drive

Для публикации каких-либо документов в Интернете пригодится возможность настройки параметров видимости файлов. Так, вы можете сделать свои документы общедоступными, при этом они могут быть включены в результаты поиска, и открыть их сможет любой пользователь, который найдет их адрес. Элемент с параметром видимости Пользователи, у которых есть ссылка можно сравнить с телефонным номером, не внесенным в телефонную книгу. Просмотреть документ, файл или папку смогут только пользователи, которые знают их точный URL. Ну а параметр Личный говорит сам за себя — доступ к такому документу есть только у вас.

Заключение

Разумеется, в рамках небольшой статьи невозможно не то что описать, но даже просто перечислить все возможности сервиса Google Drive. Да это в общем-то и не требуется — сервис обладает интуитивно понятным интерфейсом и прекрасно написанным на русском языке справочным руководством. Использование Google Drive не должно вызвать вопросов даже у слабо подготовленных пользователей, но в случае необходимости всегда можно обратиться на форум помощи по продуктам Google.

Таким образом, сервис Google Drive представляет собой практически идеальное средство для организации работы удаленных сотрудников в рамках некоммерческой или общественной организации, благотворительного фонда или гражданской инициативы. Надежность сервисов компании Google не нуждается в рекламе, а хранение всех своих данных в облаках добавляет еще один важный фактор в безопасность вашего проекта. Благодаря сервису Google Drive вы становитесь по-настоящему независимы и мобильны: все что вам теперь нужно для начала работы — это доступ в Интернет и пароль к вашей учетной записи.

Функции Google Disc

Основные функции облака: запись, хранение и быстрый доступ 24/7 к данным учетной записи.

Дополнительными, но не менее важными считаются:

• Синхронизация данных с другими устройствами, настроенными подключенными к облачному хранилищу по API.
• Интеграция и возможность взаимодействия с другими Google-сервисами, не покидая пределы Google Диска. Например, работа с Google Документами, Формами, Рисунками.
• Открытие файлов любых популярных форматов прямо в облаке (PDF, DOC, PNG, MP3, MP4, TXT).
• Настройка гибкого доступа к хранящимся файлам для других пользователей.
• Использование протокола SSL для безопасной работы в облаке.
• Гибкий поиск данных на диске по всевозможным параметрам.
• Сканер чеков и различных документов, разрешающий фотографировать и сохранять документы в PDF-файлы.
• Активация офлайн доступа для возможности работы с документами в местах, где недоступна Ethernet, Wi-Fi или сотовая связь.

¶ Удаление объектов

Ненужные файлы и папки можно удалять через контекстное меню.

• Если вы ходите удалить один объект, то нажмите на него правой клавишей мыши и выберите пункт “Удалить”.
• Если вы хотите удалить несколько объектов, то выделите эти файлы (для windows это делается с помощью зажатия клавиши ctrl , для macOS — с помощью command ), затем нажмите на правую клаваишу мыши и выберите “Удалить”.

Все удаленные объекты переместятся в корзину. Там они будут храниться в течении 30 дней.

При ненамеренном удалении объекта его можно будет восстановить в течении этого времени:

1. Выберите в меню слева раздел “Корзина” и щелкните по нему.
2. Найдите нужный вам файл и кликните по нему правой клавишей мыши.
3. Выберите пункт “Восстановить”. Объект появится в том же месте, откуда он был удален.

Аналогично вы можете удалять отдельные объекты навсегда или очистить сразу всю корзину с помощью кнопки “Очистить корзину” в правом верхнем углу.

Как пользоваться Гугл Диском — основы

Прежде чем мы углубимся во все функции и покажем, как использовать Гугл Диск, поговорим о нескольких основных вещах, которые пользователи должны знать. Во-первых, вам нужен аккаунт Google, чтобы пользоваться сервисом. Это бесплатно и может быть настроено за несколько минут. Учетная запись предоставляет доступ ко всем службам Гугл, включая Drive, Gmail, Фото, YouTube, Play Store и т.д.

Вы можете получить доступ к Drive в Интернете, перейдя на drive.google.com или через бесплатное приложение для Android. Также можете просмотреть все свои файлы через папку Drive на ПК, но сначала необходимо загрузить программное обеспечение Backup and Sync.

После установки облака вы получаете 15 ГБ бесплатно, которые распределяются между Drive, Gmail и Photos. Этого достаточно для большинства людей, но вы можете добавить больше, если вам нужно, за дополнительную плату. План 100 ГБ обойдется вам в 2 доллара в месяц, 1 ТБ — в 10 долларов в месяц, а 10 ТБ — 100 долларов в месяц.

Это основные вещи, которые вы должны знать о облачном хранилище Google. Теперь посмотрим, как использовать Google Drive и как ограничить доступ.

Как загружать и скачивать файлы?

Существует два способа загрузки файлов на Google Drive при использовании веб-клиента.

1. Метод перетаскивания. Выберите файл, который вы хотите загрузить с ПК, перетащите его в интерфейс Drive и отпустите. Это работает как для отдельных файлов, так и для папок.
2. Использование «Мой диск».

Нажмите кнопку «Мой диск» и выберите «Загрузка файла» или «Загрузка папки».

Затем выберите файлы или папки, которые вы хотите загрузить, нажмите «Открыть» или «Загрузить», и все готово.

Еще более простой способ загрузки в облако Google — воспользоваться папкой Drive на ПК. Просто перетащите документы, которые вы хотите загрузить, и поместите их в папку Drive. Это в основном работает так же, как передача файлов из одной папки в другую на компьютере.

Загрузка файлов с мобильного устройства одинаково проста. Откройте приложение «Диск», щелкните значок «+» в правом нижнем углу и выберите файл, который вы хотите отправить в облако.

Типы поддерживаемых файлов

Конечный результат один и тот же, независимо от того, какой метод загрузки вы выберете. Файлы сохраняются на диске, и вы можете получить к ним доступ с вашего ПК, планшета или смартфона. Сервис поддерживает множество типов файлов, включая .jpeg, .png, .gif, mpeg4, .mov и .avi — полный список найдете на официальном сайте.

Существуют также ограничения на размер файла, но они не вызовут проблем у большинства пользователей:

• Документы: до 1,02 млн. знаков. Если вы конвертируете текстовый документ в формат Google Docs, он может достигать 50 МБ.
• Электронные таблицы: до двух миллионов ячеек для электронных таблиц, созданных или преобразованных в Google Sheets.
• Презентации: до 100 МБ для презентаций, преобразованных в Google Slides.
• Все остальные файлы: до 5 ТБ.

Как сделать Гугл Диск доступным для всех?

Для этого нужно настроить доступ «Всем в Интернете». Пошаговая инструкция, как разрешить доступ к файлам всем в Сети:

1. Откройте документ и нажмите в правом верхнем углу «Настройки доступа».
2. В открывшемся окне выберите «Изменить».
3. Выберите «Расширенные».
4. Отметьте пункт «Всем в Интернете» и «Сохранить».

Как открыть доступ к Гугл Диску по ссылке?

Если хотите отправить ссылку определенным людям, вам нужна инструкция, как предоставить доступ ограниченному количеству пользователей. Для этого есть два пути:

1. Доступ по ссылке.

Откройте документ и нажмите в правом верхнем углу «Настройки доступа».

В открывшемся окне выберите «Изменить».

Выберите «Расширенные».

Отметьте пункт «Доступ по ссылке» и «Сохранить».

Скопируйте ссылку и отправляйте ее нужным пользователям.

1. Доступ для определенных адресов.

Откройте документ и нажмите в правом верхнем углу «Настройки доступа».

В строке «Люди» начните вводить электронный адрес и выберите нужных вам людей.

Нажмите «Готово».

Как закрыть доступ к документам и файлам?

Чтобы просматривать документы могли только вы, укажите в настройках соответствующие опции.

1. Откройте документ и нажмите в правом верхнем углу «Настройки доступа».
2. В открывшемся окне выберите «Изменить».
3. Выберите «Расширенные».
4. Отметьте пункт «Выкл (для выбранных пользователей)» и «Сохранить».

Google Drive Дополнения

Комментирование файлов с Notable PDF

Notable PDF является расширением для браузера Chrome и приложение, которое превращает Chrome в конечного читателя PDF. Доступны функции выделения, зачеркивания, подчеркивания и добавления комментариев и текста; интуитивно понятное и всестороннее дополнение для Google Drive.

Заполнение и подписи в формате PDF

Встроенный в Chrome PDF Viewer прекрасно работает для заполнения интерактивных PDF-файлов, но если вам нужно поставить галочки, подписи или ввести повторяющуюся информацию, можете посмотреть HelloSign (см. выше) или DocuSign (см. ниже).

Оба имеют современные интерфейсы, позволяющие обойти эти проблемы, хотя HelloSign гораздо проще. DocuSign и HelloSign также позволит вам нарисовать или импортировать изображение вашей подписи.

Бесплатные аккаунты очень похожи. Если вы собираетесь сотрудничать и обмениваться большим количеством PDF-файлов, можно рассмотреть премиум аккаунт. HelloSign позволяет отправлять 3 документа каждый месяц бесплатно, а DocuSign позволяет отправлять только три вообще. Подписание документа (но не обмен им) на обоих сервисах входит в бесплатную версию.

Поощрительная премия: RightSignature имеет довольно хорошие отзывы и, кажется, делает слишком хорошо. Два негативы немного датированный интерфейс и простота навигации по приложению. Тем не менее, он по-прежнему отличный инструмент стоит упомянуть.

PDF-файлы-факсы с HelloFax

HelloFax — из той же серии, что иHelloSign — это сервис, который позволяет отправлять и получать факсы без факсимильного аппарата. Дополнение бесплатно, хотя есть и некоторые ограничения: документы по факсу до 5/месяц, нет получения факсов или оправление факса нескольким получателям. Если нужны эти функции, самый дешевый план составляет $ 9.99/мес. Тем не менее, чтобы иногда отправить факс, это здорово.

Слияние нескольких PDF-файлов

PDF Mergy — инструмент для слиянии PDF-файлов. Он простой и, главное, работает. Если PDF-файлы находятся в одном и том же месте на Google Drive, выберите их, щелкните правой кнопкой, наведите курсор мыши на Открыть с помощью и нажмите PDF Mergy. Файлы будут автоматически импортированы на сайт PDF Mergy.

После того, как файлы будут выбраны, нажмите на синюю кнопку Merge — Объединить. Вам будет предложено назвать и сохранить файлы локально или на Google Drive.

Другой инструмент слияния PDFMerge! Однако интерфейс очень загруженный, и к тому же он не очень хорошо интегрирован в Google Drive.

Разделение PDF-файлов

PDFSplit! — инструмент для разделения файлов. Интерфейс не очень красив, как в PDFMerge!, но функции первой необходимости есть. Откройте PDF в Google Drive, нажмите Открыть с помощью в верхней панели и выберите PDFSplit!

Защитите PDF-файл

PDFProtect! позволяет защитить файл паролем и установить ограничения к формату PDF.

Начиная

Доступ к Google Диску

Шаг 1: Если у вас его еще нет, вам необходимо завести аккаунт Google, прежде чем переходить на Drive. Регистрация бесплатна, и это обеспечит вам простой синхронизированный доступ ко всем службам Google. Вам нужно будет заплатить плату, если вы хотите более 15 ГБ дискового пространства, но если вы решите это сделать, это не повлияет на вашу способность пользоваться услугой. Загрузка Google Chrome также не повредит, учитывая, что популярный веб-браузер имеет ряд расширений и инструментов, которые хорошо интегрируются с Drive.

Шаг 2После регистрации (или входа в существующую учетную запись) вы можете получить доступ к Drive через браузер или специальное мобильное приложение, которое в настоящее время доступно как для Android, так и для iOS.

навигационный

После входа в систему Drive нажмите синюю кнопку New в верхнем левом углу или My Drive, которая расположена к центру экрана. В мобильном приложении нажмите синий кружок со знаком плюс в правом нижнем углу. Откроется меню, которое позволит вам создать или загрузить файл на диск. Вы можете создать электронную таблицу, текстовый документ, презентацию в виде слайд-шоу, форму, рисунок и множество других вещей через сторонние приложения.

Мы не будем подробно рассказывать о том, как использовать каждую из этих бесплатных программ, но вот несколько советов, как быстро научиться пользоваться этими услугами:

Совет 1: Кнопки на диске довольно просты, но если вы когда-либо не знаете, что делаете, просто наведите на них курсор мыши. Должно появиться всплывающее окно, объясняющее функцию кнопки.

Совет 2: Если вы когда-либо пользовались Microsoft Office, т. Е. Excel, Word или PowerPoint, тогда программное обеспечение Google «Листы, документы и слайды» должно выглядеть знакомо. Они работают аналогичным образом и, возможно, более интуитивно понятны. Вы не найдете столько расширенных функций, как в программном обеспечении Microsoft, но Drive бесплатен, так что этого следовало ожидать.

Совет 3: Хотя вы можете перейти на главную страницу «Документы», «Листы» или «Слайды», чтобы увидеть все файлы этого типа в одном месте, создание папок может быть лучшим способом упорядочения. Чтобы создать папку, нажмите синюю кнопку «Создать» в верхнем левом углу, выберите «Папка» и назовите каталог с файлами. Затем просто перетащите ваши файлы в папку по вашему выбору на главной странице диска.

Вы также можете пометить файлы, к которым вы хотите получить доступ позже, нажав «Добавить звездочку» в меню этого элемента, однако имейте в виду, что их может просматривать только тот, кто их добавил, а не тот, кому вы предоставили доступ к определенному элементу. с.

Совет 4: Другой способ быстрого поиска элемента на вашем диске — использование функции поиска на диске. В верхней части каждой страницы есть поле, где вы можете искать файл, используя его имя или тип файла. Если вы нажмете стрелку вниз в этом поле или Дополнительные инструменты поиска, вы можете указать еще больше и искать файлы по определенным критериям, таким как дата или с кем вы поделились файлом.

Примеры облачных сервисов

Установив Google Диск на компьютер, можно синхронизировать хранящиеся на нем файлы с Диском в Интернете. Таким образом, при следующей синхронизации компьютера все операции по настройке совместного доступа, переносу, изменению и удалению файлов будут применены и к веб-приложению.

С Google Диском для компьютера можно:

• перетаскивать файлы из одной папки в другую;
• переименовывать их;
• перемещать файлы и папки;
• редактировать и сохранять файлы;
• перемещать файлы в корзину;
• работать с файлами без подключения к Интернету.

С помощью Google Диск можно:

• создавать, добавлять и загружать файлы с помощью одной кнопки;
• быстрее находить и добавлять доступные файлы;
• одним нажатием кнопки мыши выбрать файл и двойным – открыть его;
• перетаскивать файлы и папки;
• пользоваться специальными возможностями.

Создание, добавление и загрузка файлов/папок

Можно создать или добавить файл/папку, нажав кнопку «Создать».

Поиск и добавление доступных вам файлов

Чтобы добавить или найти файлы, к которым предоставлен доступ, необходимо нажать «Входящие».

Совместимые браузеры и операционные системы

Необходимо убедиться в том, что установлены обновленные версии операционной системы и браузера (в котором необходимо включить поддержку JavaScript и сохранение файлов cookie). В этом случае будут доступны все функции Google Диска и редактора файлов Google.

Операционные системы

Windows Vista, XP, 7, 8; Mac Mavericks (10.9), Mountain Lion (10.8), Lion (10.7).

В настоящее время приложение » Google Диск » недоступно для операционной системы Linux. Пользователи Linux могут работать с интернет-версией Диска ( ), а также с приложениями для мобильных устройств.

Мобильные устройства и планшеты

Начиная с 31 мая 2014 года для работы с мобильными приложениями, требуются новые версии операционных систем Android и iOS.

Требования к браузеру

Для работы с Google Диском и редакторами файлов Google необходимо включить в браузере сохранение файлов cookie и поддержку JavaScript. Также потребуются последние версии браузеров: Chrome, Firefox, Safari (только версия для Mac), Internet Explorer.

Google Диск в Интернете и редакторы Документов

При необходимости можно переключаться между аккаунтами следующим образом (рис. 5.38):

1. Открыть Google Диск или один из редакторов Google.
2. Нажать на фотографию профиля или адрес электронной почты в правом верхнем углу страницы.
3. Нажать кнопку «Добавить аккаунт».
4. На открывшейся странице нужно ввести адрес электронной почты и пароль аккаунта. Затем нажать «Войти».

Работа с Диском (рис. 5.39).

Страница Google Диска (рис. 5.40).

Google Диск на компьютере

Диск на компьютере подключают только к одному аккаунту Google. Если необходимо, можно выйти из текущего аккаунта и войти в другой. Однако при каждом переключении создается новая папка Google Диска .

Для работы в другом аккаунте необходимо выполнить следующие действия:

1. Войти в меню Google Диска на компьютере.
2. Нажать «Настройки».
3. Выбрать «Аккаунт».
4. Нажать кнопку «Отключить аккаунт». После отключения аккаунта все файлы сохраняются в папке Диска на компьютере, однако они не будут синхронизироваться с Диском в Интернете.
5. Нажать «Да». Аккаунт будет отключен от Google Диска для Mac/ПК. Приложение при этом не удаляется.
6. Чтобы войти в другой аккаунт, в меню Google Диска необходимо выбрать «Войти».
7. Изменить название существующей папки Диска .
8. Создать новую папку под названием «Google Диск».
9. Cинхронизация произойдет автоматически.

Редактирование файлов MS Office в Google Документах, Таблицах и Презентациях

1. Редактирование файлов MS Office

Возможно редактирование файлов Office в браузере Chrome на компьютере, на устройствах Chromebook и в мобильных приложениях «Документы», «Таблицы» и «Презентации».

На устройствах Chromebook и в мобильных приложениях редактирование файлов Office возможно после установки обновлений. Чтобы редактировать файлы Office в браузере Chrome, необходимо установить специальное расширение «Редактирование файлов Office в Google Документах».

Страница Google Документа (рис. 5.41) и вкладка «Файл» Google Документа (рис. 5.42).

2. Совместное редактирование файлов Office

Чтобы открыть доступ к файлу Office другим пользователям и одновременно редактировать его вместе с ними, файл сохраняют в формате Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций.

3. Создание и переименование документов, таблиц и презентаций

Можно создавать и переименовывать документы, таблицы и презентации, а также предоставлять к ним доступ другим пользователям на главном экране соответствующего сервиса.

4. Создание документа, таблицы или презентации

Чтобы создать новый документ, таблицу или презентацию, необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть главный экран Google Документов, Таблиц или Презентаций. Например, для создания таблицы открывают Google Таблицы.
2. Нажать кнопку + в правом нижнем углу экрана. Откроется новый файл.

5. Переименование документа, таблицы или презентации

При создании нового файла ему по умолчанию присваивается имя «Без названия». Чтобы переименовать файл, необходимо выполнить следующие действия: