Загрузка...Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook
Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook
Инструмент для работы с почтой Microsoft Office Outlook обладает рядом полезных функций, помимо стандартной работы с почтой (вроде сортировки и чтения). Среди этих функций Outlook выделяется «Автоответ», который можно использовать, чтобы отправитель понимал, что его сообщение дошло, даже если пользователь не имеет возможности ответить, или находится в отпуске. Многие сервисные центры и службы поддержки активно пользуются этой возможностью.
Настройка автоматического ответа в автономном режиме в Outlook для Mac с помощью Exchange
Чтобы ваш аккаунт Exchange автоматически отвечал на новые сообщения (даже если Outlook для Mac не работает):
- Выбрать Инструменты | Вне офиса… из меню Outlook для Mac.
- Удостовериться Отправить сообщения из офиса .
- Введите нужное сообщение в Ответьте на сообщения с помощью:
- Включите, когда — или если — люди, отправляющие вам письма в ваше отсутствие, могут ожидать личного ответа. Это может быть через некоторое время после того, как вы вернетесь.
- Удостовериться Я вне офиса между .
- Введите дату и время, когда вы оставите по электронной почте Дата начала: .
- Введите дату и время, когда вы вернетесь Дата окончания: .
- Удостовериться Отправить ответы за пределами моей компании: проверено.
- Выбрать Только адресная книга или же Любой, кто находится за пределами моей компании .
- Введите желаемое сообщение для ответа вне офиса для отправителей вне вашей организации в соответствии с Ответ один раз каждому отправителю за пределами моей компании: .
- Например, вы можете оставить контактные данные в этом сообщении для мира.
Outlook отпуск
Как правило, ставим автоответ в аутлуке в последний рабочий день, даже в последний час. Времени мало, поэтому буду краток.
Эта операция в целом состоит из двух частей:
- Создание текста автоответа:
- Нажимаем «Создать сообщение»
- Набираете текст автоответа (примерный текст представлю на картинке)
- Нажимаете «Файл» → «Сохранить как» Тип файла выбираете «Шаблон Outlook». Важно лишь то, чтобы расширение файла который Вы создадите будет «.oft»
- Настройка автоответа по созданному шаблону:
- Во вкладке «Главная» нажимаете на «Правила» → «Создать правило»
- В выпадающем меню выбираете условия отправки автоответа. ВНИМАНИЕ: если Вы хотите чтобы автоответы приходили всем, то все галочки необходимо убрать.
Далее нажимаете «Дополнительно»
- Выбираете условия «1 Шага». Также, как и в пункте 5, если хотите, чтобы автоответы приходили всем в ответ, то галочки не устанавливаем. Нажимаем «Далее». Читаем оповещение о том, что автоответы будут приходить всем, соглашаемся, нажимая «Ок»
- Далее устанавливаем галочку напротив «Ответить, используя «Указанный шаблон». Внизу, в поле «Шаг 2» нажимаем на «Указать шаблон»
- Нажимаете на «Обзор» и ищите папку, в которую ранее сохранили созданный шаблон с текстом автоответа. При этом шаблон автоответа автоматически появится в поле файлов. Выбираете его и нажимаете «Открыть».
- При наличии исключений ставите соответствующие галочки. Опять же, если хотите, чтобы письма отправлялись всем в ответ, просто нажимаем «Далее»
- В последнем пункте проследите, чтобы была поставлена галочка напротив «Включить правило» и нажмите «Готово».
А как насчет процесса дезактивации?
Чтобы деактивировать ваши ответы об отсутствии на работе, вы должны выполнить простую процедуру. Сначала вы должны нажать на вкладку «Файл», затем вкладку «Информация», а затем кнопку «Автоматические ответы».
Вам будет дано два варианта для галочки:
- Не отправлять автоматические ответы
- Отправить автоматические ответы
Выберите первый вариант, и функция автоматического ответа отключится. Вы должны сделать это как для внутренних, так и для внешних ответов.
- Перейти в пункт меню «Сервис», далее — «Заместитель».
Как отключить функцию автоответа в Outlook?
Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоответы об отсутствии” ( в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).
Настройка автоматических ответов
Выберите пункты Файл > Автоответы.
Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.
В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.
Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.
На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.
Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.
Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе
Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.
Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.
Как отключить автоответ
Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.
В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».
Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ
Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, — незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!
