Как я полюбила подготовку типовых документов

Как я полюбила подготовку типовых документов

Большая часть договоров, с которыми я сталкивалась в жизни, —– распечатанные типовые шаблоны сомнительного качества со строчками для заполнения персональных данных, сроков и сумм, которые мои преподаватели на юрфаке не стали бы приводить в качестве примера достижений юридической мысли.

Почему квалифицированные специалисты до сих пор занимаются рутиной, а бизнес всё это оплачивает? Какие технологии помогут экономить время и деньги? На этот вопрос я как заместитель руководителя отдела внедрения департамента систем управления документами ЛАНИТ постоянно ищу ответ. К поиску решения я привлекла одного из основателей профессиональной платформы подготовки документов Doczilla Pro Кирилла Бурякова. Постараюсь изложить наши выводы в этой статье.

Традиционный подход к работе с типовыми документами выглядит примерно так: юрист готовит десятки вордовских документов с текстами на каждый случай, а затем рассылает их коллегам по запросу или сохраняет в папках на общем диске. Когда меняется законодательство, юрист обновляет шаблоны и просит коллег пользоваться новыми версиями документов. В результате юрист фактически превращается в секретаря, задача которого — проследить, чтобы сотрудники вовремя получали актуальные шаблоны.

А многие документы даже не имеют шаблонов, шаблоны появляются тогда, когда находится энтузиаст, который хочет оптимизировать свою работу и работу своих коллег.

Работодателю такой подход обходится сравнительно дорого, поэтому компании пытаются решить проблему с помощью автоматизации. Первые решения, которые появились на рынке, требовали долгой интеграции с инфраструктурой компании, а для любых изменений в документах приходилось приглашать IT-специалиста или внешнего подрядчика, так что выгода и удобство были сомнительными.

Но примерно пять лет назад появились сервисы, помогающие сотрудникам самостоятельно составлять любые типовые договоры за несколько минут без каких-либо познаний в области юриспруденции или навыков программирования.

Сейчас, конечно, тоже некоторые готовят типовые договоры без познаний в области юриспруденции, и, как правило, такие договоры при прочтении вызывают у меня моральные страдания. Моя маленькая мечта, чтобы типовые документы были хорошего качества и не требовали при этом непрерывного внимания высококвалифицированных специалистов.

С современным уровнем развития технологий это возможно. Как работают подобные сервисы, как они вписываются в общий ландшафт систем электронного документооборота и как компании уже автоматизировали работу с документами, расскажу на примере платформ LanDocs и Doczilla Pro.

«Казнить нельзя помиловать», или Почему готовить документы вручную — прошлый век

Наши заказчики, которые обращаются за автоматизацией работы с документами, чаще всего сталкиваются с четырьмя проблемами.

Потеря времени. Чем больше типовых документов используется в компании, тем чаще квалифицированным сотрудникам приходится отвлекаться от важного. В результате рутина забирает время, которое можно было бы потратить на сложные интеллектуальные задачи.

Как часто в своей работе вы отвечаете на вопросы: Правильный ли отступ я поставил в документе? Тот ли выбран шрифт? Кого указывать в подписантах? И как часто вы видите, что сотрудник взял старую форму, просто потому что он решил работать не в стандартной типовой форме, а в документе, который готовил раньше для другого контрагента?

Ошибки в документах. При большом потоке задач люди чаще допускают ошибки, а неточная формулировка в некоторых случаях может стоить бизнесу миллионы рублей. Для рядовых сотрудников это дополнительный стресс и снижение мотивации, поскольку приходится выполнять одну и ту же работу. Глаз замыливается, время поджимает, и на выходе получаем опечатки, не заполненные положения, не вычищенные комментарии.

Затянутые сроки согласования. К работе над документом подключаются сотрудники разных отделов и контрагентов, и каждый хочет убедиться, что всё в порядке. Поэтому даже шаблонные документы могут согласовываться неделями, ближе к концу года и месяцами.

Невозможность делегировать работу. Из-за риска ошибки юрист не может передать работу над документом сотруднику другого бизнес-подразделения. Сотрудникам приходится ждать, пока юрист (зачастую загруженный другой работой) проверит документ и разрешит его использовать.

Эти проблемы решаются с помощью технологий автоматизации, которыми уже пользуются компании из разных сфер: Сбер, МТС, Почта России, РосАтом, Альфа-Банк, X5, СОГАЗ, «Сахалин Энерджи».

Опыт компаний, которые автоматизировали работу с документами

На конференции, организованной ЛАНИТ и Doczilla (полная запись конференции есть на YouTube), представители МТС, Абсолют Банк и НПО “Энергомаш” рассказали, как автоматизация улучшила работу в их компаниях.

MTC

В МТС была проблема: сотрудники ошибались при работе с документами, потому что работали с какими-то непонятными для них формами. Компания тратила деньги и время на постоянное обучение персонала. Решили установить платформу автоматизации на сервера МТС, создали несколько баз данных и около 50 интерактивных шаблонов.

Теперь 65 сотрудников МТС постоянно работают с документами на платформе Doczilla, составляют на этой платформе примерно 50% договоров (цель на конец 2021 года — 60%). Скорость подготовки договоров увеличилась в 3 раза, а срок внутреннего согласования сократился на 50%.

Абсолют Банк

В Абсолют Банке кредитно-обеспечительная документация готовилась и согласовывалась слишком долго, данные приходилось вбивать вручную из внутренней системы банка, а во время финальной проверки документов нужно было вручную убирать сноски и комментарии, оставленные на этапе согласования.

Подключили платформу в закрытый контур банка, провели интеграцию с CRM на Oracle, а также с реестрами ЕГРЮЛ, ЕГРИП и ЕХД. Перевели закладные и соглашения в интерактивный формат. Срок подготовки закладных снизился с 40 до 10 минут. Среднее время, которое клиент тратил на ожидание документации, сократилось с 15 до 7 дней. Новые сотрудники быстрее проходят обучение, а в документах больше нет ошибок и опечаток.

НПО “Энергомаш”

В НПО «Энергомаш» были затянутые сроки исполнения заявок и планов закупок. Документооборот автоматизировали: внедрили автоматическое согласование закупочной документации и стали отслеживать каждый этап согласования.

В результате стали быстрее готовить документы, сократили трудозатраты, убрали человеческий фактор.

Вместо заключения

Что же поменялось в моей жизни после появления в ней инструментов по автоматизации подготовки документов?

Файлы перестали теряться, и всегда можно найти актуальную и нужную типовую форму. Раньше нужные формы могли храниться где угодно: на рабочем столе, в папках, базах, CRM, ERP-системах и переписках. С платформой автоматизации всё хранится в единой базе, а поиск нужного документа занимает две-три секунды.

Исчезли ошибки! Ведь никто не работает с текстом напрямую — пользователи просто отвечают на вопросы анкеты. Платформа сама генерирует документ на основе ответов, реквизиты контрагента заполняются автоматически (после введения ИНН все данные из публичных реестров подтягиваются из баз сами). Теперь не нужно беспокоиться, что в документе будет ошибка по невнимательности и его придется переделывать.

Сверх-скорость внесения изменений: если документов много, как в моем случае, а в компании меняется бизнес-процесс или принимается новый закон, приходится переделывать все файлы. С платформой автоматизации достаточно внести изменения в главный документ, который называется интерактивным шаблоном, и все новые типовые документы полностью будут соответствовать законодательству.

Кстати, вы сами можете посмотреть, как это работает. На момент написания статьи действовал демо-показ системы. Надеюсь, и дальше можно его будет посмотреть.

Статья написана в соавторстве с Кириллом Буряковым, Doczilla @Kirill_Buryakov_Doczilla

Примеры решения типовых задач

1 мин = 60 с; 1 ч = 3600 с; 1 км = 1000 м; 1 м/с = 3,6 км/ч.

Физика 7 класс: все формулы и определения КРУПНО на трех страницах

ПРИМЕРЫ РЕШЕНИЯ ТИПОВЫХ ЗАДАЧ

Задача № 1. Ласточка летит со скоростью 36 км/ч. Какой путь она преодолеет за 0,5 ч?

Задача № 1. Конькобежец может развивать скорость до 13 м/с. За какое время он пробежит дистанцию длиной 2,6 км?

Задача № 3. Автомобиль «Чайка» развивает скорость до 160 км/ч, а почтовый голубь — до 16 м/с. Сможет ли голубь обогнать автомобиль?

Решение. Чтобы сравнить скорости движения тел, надо перевести их в одинаковые единицы измерения. Перевод скорости из одних единиц в другие выполняют следующим образом. 160 км = 160000 м, 1 ч = 3600 с. Следовательно, за 1 с автомобиль пройдет путь 160000 : 3600 = 44 (м), значит:

Ответ: Голубь не обгонит автомобиль, так как 16 м/с < 44 м/с.

Задача № 4. Вдоль дороги навстречу друг другу летят скворец и комнатная муха. На рисунке представлены графики движения скворца (I) и мухи (II). Пользуясь графиком, определите:

1) Каковы скорости движения скворца и мухи?
2) Через сколько секунд после начала движения они встретятся?
3) Какое расстояние они пролетят до места встречи?

Решение.
1. Скорость движения скворца определим по формуле v=S/t. Выберем на графике произвольное время и определим, какое расстояние за это время пролетел скворец. Видно, что за 5 с скворец пролетел 100 м. Тогда

Аналогично найдем скорость движения мухи:

2. Точка А (точка пересечения графиков движения) соответствует моменту встречи. Скворец и муха встретятся через 4 секунды.

3. Скворец до места встречи пролетит расстояние S_I = 80 м. Муха пролетит расстояние S_II = 100 м — 80 м = 20 м.

Ответ: 1) скворец 20 м/с, муха 5 м/с, 2) через 4 с, 3) скворец 80 м, муха 20 м

Задача № 5. Определите среднюю скорость движения плота, если за 20 минут он переместился на 900 м. Скорость выразить в км/ч.

Ответ: Средняя скорость плота 2,7 км/ч.

Задача № 6. Стоящий на эскалаторе человек поднимается за 2 мин, а бегущий по эскалатору — за 40 с. За какое время этот человек поднимется по неподвижному эскалатору?

ОТВЕТ: 1 мин.

Задача № 7. Моторная лодка за 3 ч проходит расстояние от города до поселка, расположенного ниже по течению реки. Сколько времени займет обратный путь, если скорость движения лодки относительно воды в 4 раза больше скорости течения?

ОТВЕТ: 5 ч.

Задача № 8 (повышенной сложности). Рыбак плыл по реке на лодке, зацепил шляпой за мост, и она свалилась в воду. Через час рыбак спохватился, повернул обратно и подобрал шляпу на 4 км ниже моста. Какова скорость течения? Скорость лодки относительно воды оставалась неизменной по модулю.

ОТВЕТ: 2 км/ч.

Задача № 9 (олимпиадного уровня). Из городов А и Б навстречу друг другу по прямому шоссе одновременно выехали два велосипедиста. Скорость первого 10 км/ч, скорость второго 15 км/ч. Одновременно с велосипедистами из города А вылетела ласточка. Она долетает до второго велосипедиста, разворачивается, Долетает до первого велосипедиста и летает так между ними до тех пор, пока велосипедисты не встретятся. Какой путь пролетела ласточка, если скорость ее движения 50 км/ч, а расстояние между городами 100 км? Временем разворота ласточки можно пренебречь.

ОТВЕТ: 200 км.

Алгоритм решения задач на движение

При решении других задач прямолинейного равномерного движения в общем виде нужно придерживаться следующего алгоритма: 1) выбрать систему отсчёта; 2-3) определить начальные координаты и значения скоростей движения тел в этой системе отсчёта; 4) записать зависимости координат тел от времени; 5) записать в виде уравнения условие задачи; 6) объединить уравнения; 7) решить эти уравнения; 8) провести анализ полученного результата (после чего выяснить, имеет ли полученный результат физический смысл); 9) если в условии задачи даны числовые значения, необходимо подставить их в полученное выражение и получить числовой ответ.

Анализ полученного результата заключается в исследовании зависимости искомой величины от входящих в ответ величин.

Не стоит забывать и про направление движения в зависимости от типа задачи (встреча, погоня, обгон, отставание)

Конспект урока «Задачи на движение с решением».

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Читайте в статье:

• Воронка продаж: что это и как построить
• Воронка продаж: 7 срезов
• Воронка продаж: 5 принципов анализа
• Воронка продаж: 4 важные ошибки
• Воронка продаж: что делать, чтобы «рыбка не сорвалась с крючка»
• Воронка продаж: инструменты для увеличения конверсии
• Воронка продаж: следите за этапами
• Воронка продаж: как определить узкие места по методике Bottle neck
• Воронка продаж: как настроить digital pipeline
• Воронка продаж: самые важные этапы для конвертации
• Воронка продаж: 3 основных вывода
• Воронка продаж: кейсы

Воронка продаж: что это и как построить

Воронка продаж – главный инструмент, который наглядно демонстрирует состояние эффективности бизнес-процесса, протекающего в компании.

Первое, что необходимо сделать, чтобы ее построить – описать поэтапно имеющийся бизнес-процесс, то есть шаги, которые приводят продавца к сделке. К примеру, бизнес-процесс может выглядеть так:

1. холодный звонок / заявка с сайта
2. подготовка и отправка коммерческого предложения
3. встреча / контрольный звонок / презентация на месте
4. подписание договора
5. выставление счета
6. оплата

Чем более прозрачной и оптимально короткой будет эта цепочка, тем лучше.

Оптимальности позволяет достичь такой инструмент, как карта рабочего дня на каждого сотрудника. Ее заполнение дает возможность отследить все, чем заняты продавцы и сколько они тратят на это времени.

Проанализировав полученные данные, займитесь удалением избыточных этапов, вынесением за пределы отдела несвойственных функций, увольнением нерадивых сотрудников.

После того, как процесс оптимизирован, внесите коррективы в CRM–систему, избавившись там от лишних статусов. У вас нет CRM? Начните ее выбирать и внедрять, настраивая под свой эталонный бизнес-процесс. После этого на основе «поступающей» в CRM статистики вы сможете построить воронку продаж.

Сама воронка визуально будет похожа… на воронку, перевернутую пирамиду. Ее широкое «горло» свидетельствует о количестве лидов, поступающих в компанию. На выходе – количество оплат от покупателей. При этом по горизонтали она должна быть разделена на «слои» — этапы бизнес-процесса, описанные выше.

По воронке можно отслеживать как количественные показатели, которые трансформируются в сторону понижения на каждом этапе, так и такой критический параметр – конверсию, то есть долю лидов перешедших на очередной этап.

Конверсия замеряется как по отношению к предыдущим этапам, так и представляет собой общее процентное соотношение оплат к количеству определившихся клиентов (оплативших или ответивших твердым отказом).

Применение данного инструмента позволяет увидеть несколько проблем.

► 1. Вы работаете не со своей аудиторией, либо маркетинг не может правильно сформулировать выгоды продукта, когда подписчики, посетители, отпадают уже на первом этапе.

► 2. Вы даете покупателям слишком много времени на раздумья и не используете ускоряющие продажу техники, когда клиенты отваливаются на завершающем этапе.

► 3. Некоторым сотрудникам не хватает квалификации или усердия, когда персональные воронки продавцов слишком отличаются при стандартном бизнес-процессе.