Параметр «Специальная вставка» отсутствует или не работает в Office

Параметр «Специальная вставка» отсутствует или не работает в Office

Microsoft Office имеет Специальная вставка функция, которая может включаться или не включаться автоматически. Если вы не знакомы с тем, что это за функция, что ж, она появляется всякий раз, когда текст вставляется в документ с параметрами того, что делать с вставленным текстом.

Например, вы можете объединить текст с форматированием документа или сохранить исходный формат. Это отличная функция, и мы рекомендуем всем пользователям Microsoft Office воспользоваться ею в полной мере.

Специальная вставка в Excel

Используя специальную вставку в Excel можно за одну операцию умножить, прибавить, разделить или вычесть множество значений. Все предельно просто, заключается, по сути, в двух функциях – «Копировать» и «Вставить».

Специальная вставка позволяет существенно расширить возможности этих самых популярных операций:

• копировать значения без формул;
• вставлять формулу из другой ячейки, сохранять формат исходной;
• массово складывать, делить, вычитать и умножать заданные значения;
• копировать и вставлять примечания из другой ячейки;
• переносить форматы;
• копировать заданную ширину другого столбца;
• переносить условные форматы ячеек;
• транспонировать таблицы.

Также, благодаря специальной вставке, можно сочетать все перечисленные операции.

Преобразуем столбцы в строки (или наоборот)

Оставим позади основы и давайте немного взбодримся. В следующем примере будем использовать таблицу, созданную для контроля калорий во время диеты. Допустим, таблица Вас устраивает, но не нравится, что наименования продуктов расположены вертикально. Хотелось бы расположить дни недели вертикально, а наименования продуктов — в строке. Другими словами, Вы хотите транспонировать эти данные.

Для этого выделяем данные, копируем их, ставим курсор в нужную ячейку, открываем меню инструмента Paste Special (Специальная вставка) и выбираем Transpose (Транспонировать) — все это показано на изображениях ниже. Видите, как просто сделать таблицу такой, как Вы хотите? Представьте себе все возможности, которые дает инструмент Transpose (Транспонировать).

Первый пример транспонирования таблицы:

Другое применение транспонирования, которое мне очень нравится, — это копирование данных из какого-либо источника и добавление их в текущую таблицу. Это отличный способ собирать воедино и приводить в соответствие данные из двух различных источников. Все данные будут выглядеть единообразно, и Вы с легкостью сможете настроить формулы.

Например, Вам в руки попадает вот такой шаблон (смотрите ниже), предоставленный компанией, чтобы заполнить отчёт о расходах при посещении конференции.

Однако, на конференции, которую Вы посещали, был предоставлен электронный отчёт в таком виде:

Просто скопируйте нужную информацию (в нашем случае B1:B11), поместите курсор в ячейку, в которую Вы хотите вставить эту информацию (ячейка C3 в шаблоне), нажмите Paste Special (Специальная вставка), а затем выберите опцию Transpose (Транспонировать). Вот что получится:

Отлично! Теперь вся информация выглядит единообразно, и Вы можете продолжать добавлять строки для всех совершаемых Вами поездок.

1. Вставка информации из программы Excel

Если копирование диапазона ячеек было проведено в том же приложении, то окно Специальная вставка будет выглядеть следующим образом:

Группа переключателей Вставить :

Все — выбор этой опции эквивалентен использованию команды Вставить. При этом копируется содержимое ячейки и формат.

Формулы — выбор этой опции позволяет вставить только формулы в том виде, в котором они вводились в строку формул.

Значения — выбор данной опции позволяет скопировать результаты расчетов по формулам.

Форматы – при использовании данной опции, в ячейку или диапазон будет вставлен только формат скопированной ячейки.

Примечания — если нужно скопировать только примечания к ячейке или диапазону, то можно воспользоваться данной опцией. Эта опция не копирует содержимое ячейки или атрибуты ее форматирования.

Условия на значения — если для конкретной ячейки был создан критерий допустимости данных (с помощью команды Данные | Проверка), то этот критерий можно скопировать в другую ячейку или диапазон, воспользовавшись данной опцией.

Без рамки — часто возникает необходимость скопировать ячейку без рамки. Например, если у Вас есть таблица с рамкой, то при копировании граничной ячейки будет скопирована также и рамка. Чтобы избежать копирования рамки можно выбрать эту опцию.

Ширины столбцов — можно скопировать информацию о ширине столбца из одного столбца в другой.

Совет! Эту функцию удобно использовать при копировании готовой таблицы с одного листа на другой.

Часто после вставки скопированной таблицы на новый лист приходится корректировать ее размеры.

Лист 1 Исходная таблица

Чтобы этого избежать, воспользуйтесь вставкой Ширины столбцов . Для этого:

• Скопируйте исходную таблицу.

• Перейдите на новый лист и выделите ячейку для вставки.

• Откройте диалоговое окно Специальная вставка, отметьте опцию Ширины столбцов и нажмите ОК.

• Затем вставьте всю таблицу, нажав на значок Вставить .

В результате Вы получите точную копию исходной таблицы на новом листе.

Опция пропускать пустые ячейки не позволяет программе стирать содержимое ячеек в области вставки, что может произойти, если в копируемом диапазоне есть пустые ячейки.

Опция транспонировать меняет ориентацию копируемого диапазона. Строки становятся столбцами, а столбцы — строками. Подробнее об этой опции можно прочитать в Фишке Excel «Транспонирование».

Переключатели из группы Операция позволяют выполнять арифметические операции.

Параметр

Результат вставки

Вставляемая информация будет складываться с существующими значениями

Вставляемая информация будет вычитаться из существующих значений

Существующие значения будут умножены на вставляемую информацию

Существующие значения будут поделены на вставляемую информацию

Разберем примеры выполнения математических операций с помощью диалогового окна Специальная вставка .

Задача 1. Прибавить 5 к каждому значению в ячейках А3:А12

• Вносим значение «5» в любую ячейку(в данном примере — С1).

• Копируем значение ячейки С1.

• Выделяем диапазон А3:А12 и открываем диалоговое окно Специальная вставка

4. Выбираем операцию Сложить и нажимаем ОК.

В результате все значения в выделенном диапазоне будут увеличены на 5.

Задача 2 . Уменьшить на 10% цены на товары, находящиеся в диапазоне Е4:Е10 (не пользуясь формулами).

• С учетом скидки новая цена будет составлять 90% прежней, следовательно, вносим значение 90% в любую из ячеек (в данном примере – F2).

• Скопируем содержимое ячейки F2 в буфер обмена.

• Выделим диапазон Е4:Е10 и откроем диалоговое окно Специальная вставка

• Теперь необходимо выбрать опцию умножить и активизировать опцию значения , иначе диапазон будет иметь формат, аналогичный ячейке F2.

В результате выполнения этой операции все значения в ячейках выбранного диапазона уменьшились на 10%.

Что такое специальная вставка в Word и Excel?

Специальная вставка в Word и Excel позволяет поместить в редактируемый документ более сложные данные — в сравнении с неформатированным или минимально отформатированным текстом либо табличным контентом.

Особенности применения специальной вставки зависят от того, какие задачи пользователь решает, работая с Word и Excel, а также от того, какую конкретно программу из этих двух он использует. Дело в том, что Word — это редактор документов, а Excel — таблиц. Назначение у них разное, так же как и возможности такой функции, как специальная вставка.

Например, если человек пользуется Excel, то рассматриваемая функция позволяет размещать в редактируемой таблице готовые формулы, адаптированные к вычислениям, которые предполагается осуществлять в текущем документе.

Задействовать специальную вставку в Excel допустимо разными способами. Например, можно скопировать ячейку, после — переместить курсор в нужное место редактируемого документа, кликнуть правой кнопкой, затем — выбрать пункт «Специальная вставка» из открывшегося меню.

Работая с доступными опциями по специальной вставке в Excel, возможно, к примеру, осуществлять размещение в документах:

• скопированных из других таблиц формул — полностью или же только те их значения, что получились в ходе вычислений,
• примечаний к ячейкам,
• данных с исходными стилями оформления.

В программе Word также есть специальная вставка. Данную функцию можно задействовать, выбрав пункт меню «Правка», а затем — «Специальная вставка». В открывшемся окне после этого возможно будет выбрать способ отображения вставляемого контента в открытый документ.

Например, если копируется содержимое Web-страницы, то можно выбрать пункт «Формат HTML», после чего в редактируемый файл вставится скопированный веб-контент, приближенный по структуре к коду, который размещен на веб-странице в браузере.

Excel works!

Где храниться информация после копирования? В буфере обмена. А как изменить данные под нужные условия из буфера обмена перед вставкой в ячейку ? Для этого применяется инструмент специальная вставка в Excel. Т.е. если вам нужно вставить данные без форматирования, транспонировать или вставить только формулы, то этот инструмент для вас. Функция крайне полезна — настоятельно рекомендую присмотреться.

В принципе все тоже самое можно сделать и в несколько действий без специальной вставки, но с ней значительно удобнее.

Специальная вставка в Excel. Пример использования

Применяется, если вы скопировали данные с расчетами и хотите вставить только значения этих данных уже без формул. Сделайте — Копировать (Ctrl+ C) нужные ячейки — выберите ячейку/диапазон для вставки — кликаем правой кнопкой мыши и выбираем Специальную вставку (Ctrl + Alt + V) .

Затем появится таблица с картинки номер 1. Выбираем галочку «только значения».

Это был пример, а теперь разберем все предлагаемые варианты.

Здесь вроде все ясно: можно вставить отдельно то, что содержится в ячейке. Вставляли значения мы в примере выше.

Далее еще интереснее

— вставить условия на значения. Понимаем буквально, поверх значений вставляем условия. Это либо проверка данных ( выпадающий список ), или условное форматирование.

Т.е. если нужно наложить дополнительные условия.

— вставить с исходной темой. Тема в Excel — это формат всей книги или листа. Применяется для единообразной цветой схемы или форматов диаграмм. Если для этого листа применена одна тема, а вставить нужно другую, применяется этот пункт. Честно говоря, я редко пользуюсь этой функцией.

— вставить без рамки. Вставляем без формата границ

— вставить ширины столбцов. Вставляем форматирование Ширина столбца.

— формулы и форматы чисел. Вставляются и формулы и форматы

— значения и форматы чисел. Очень удобно. Вставляется не только значения, но и форматы чисел.

Раздел Операция (сложить, вычесть, разделить, умножить)

Классная штука! Например, у вас есть два диапазона

А вам нужно разделить данные из столбца D на данные из столбца B (см. картинку). Без формул. Здесь нам и пригодится Специальная вставка в Excel.

Выделяем диапазон B3:B5. Копируем. Выделяем диапазон D3:D5. Нажимаем Специальная вставка. И отмечаем галочку «разделить»

Вуаля! Попробуйте сами — понравится.

Напоследок три бомбы специальной вставки

Гарантирую, эти возможности сохранят вам кучу времени

1. Пропускать пустые ячейки

У вас есть диапазон из столбца D. А надо его вставить в В без потери данных в В.

Ну вы поняли. Если не использовать функцию «Пропускать пустые ячейки» специальной вставки, то пустыми значениями из столбца D затрутся непустые значение из B. Это огорчает. Выручает Специальная вставка.

2. Транспонировать. Когда столбцы надо сделать строками и наоборот. Я даже отдельную статью написал

3. В левом нижнем углу есть кнопка Вставить связь. Каюсь, узнал о ней только несколько месяцев назад. Все просто: вставляются связи на те ячейки (по-простому ссылки), которые вы выделили. Если у вас разрывный диапазон супер-удобно!

Например, вы скопировали какую-то таблицу. И Вы хотите ее транспонировать, т.е., поменять строки и столбцы местами. Для этого вы кликаете на то место, куда будете вставлять таблицу, правой кнопкой мыши и вы увидите окно специальной вставки. Делаете свои манипуляции, например, ставите галочку на пункте «транспонировать» и «Ок».

Чтобы было проще, давайте разберем, что находится в конкретной ячейке.

Ячейка может содержать формулу, результат которой визуально показан (значение), имеет определенный формат как ячейки, так и текста или числа. Она может иметь примечания, атрибутику (например, условное форматирование или выпадающий список ). Она может быть частью таблицы, которая имеет свою структуру, состоящую из строк и столбцов.

Специальная вставка позволяет оперировать с любым из этих свойств ячейки или таблицы.

Конкретнее давайте посмотрим на примерах:

1. Если нужно убрать формулы и вставить только значение ячейки, нужно при специальной вставке выбрать пункт«значения» или «значения и форматы чисел».
2. Часто бывает нужно скопировать только формулу . Например, у вас есть таблица и вы хотите сделать аналогичную, но уже с другими переменными. Если вы просто скопируете и вставите, то заберете все атрибуты таблицы, но у второй таблицы может быть свое форматирование, тогда нужно вычленить только формулу. Тогда вам нужен пункт «формулы» или«формулы и форматы чисел».
3. Форматирование также передается, т.е. цвет, фон, стиль текста и ячейки. Пункт «форматы». Так же просто переносятся и примечания.
4. По умолчанию когда вы копируете ячейку, ее ширина остается неизменной. Но вот у меня есть рабочие таблицы, в которых ширина каждого столбца определена вручную для лучшей наглядности. Более важные увеличены, неважные уменьшены или скрыты. Если мне нужна аналогичная таблица, мне придется воспользоваться пунктом «ширины столбцов».
5. Если нужно перенести выпадающий список или условное форматирование , вам нужен пункт «условия на значения».
6. Транспонировать, т.е., преобразовать столбцы в строки вам поможет пункт «транспонировать».
7. Арифметические операции можно проделать с двумя диапазонами или ячейками. Копируете ячейку, выделяете диапазон и специальной вставкой выбираете нужную операцию.

4-х минутное видео:

«Глаза боятся, а руки делают»

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.